Buchungserlebnis
Ein Kunde will einen Termin. Ob er anruft, auf deiner Buchungsseite klickt oder aus einer Kampagne kommt: Er soll schnell einen Termin haben, der zu deinem Tag passt, und der Termin soll halten. So sieht das jetzt aus.
Terminarten, die überall gelten
Rückruf, Erstberatung, Jahresgespräch, Kfz-Check: Du legst die Terminarten an, die dein Büro anbietet. Ein Rückruf dauert vielleicht 15 Minuten, eine Beratung 60. Dazu kommen Puffer mit eigenen Labels und ein Buchungsraster, das nicht an die Termindauer gebunden ist. Pro Terminart legst du auch fest, wie kurzfristig gebucht werden darf, etwa frühestens morgen oder erst ab nächster Woche. Ein Jahresgespräch muss nicht morgen früh stattfinden.
Die KI am Telefon, deine Buchungsseite, deine KI-Anrufkampagnen und dein Team am Telefon buchen über dieselben Terminarten. Keine eigenen Regeln mehr pro Kanal.
Am Telefon: erst der Termin, dann die Details
Wer anruft und einen Termin will, bekommt ihn noch im Gespräch, im Kalender des richtigen Beraters, nur in Zeiten, die wirklich frei sind. Sobald sich der Anrufer für eine Zeit entschieden hat, ist der Termin gebucht. Erst danach fragt die KI nach Details und bietet an, die Bestätigung per E-Mail zu schicken.
In Kampagnen gilt: Ist im Buchungsfenster nichts frei, ruft die KI nicht an. Der Kontakt bleibt in der Kampagne, bis wieder etwas frei ist.
Buchungsseite, Kalender und Videoraum
Jede Terminart hat ihre eigene Seite. Deine Kunden sehen die freien Zeiten aus deinem Google- oder Microsoft-365-Kalender und buchen selbst. Insaio trägt jeden Termin dort ein und legt für Videotermine den Raum in Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom automatisch an. Pro Terminart entscheidest du, ob Kunden direkt im Raum landen oder im Warteraum warten.
Rund um den Termin
Nach jeder Buchung bekommt dein Kunde eine Bestätigung mit Kalenderdatei und Videolink, mit deinem Logo und deinem Text pro Terminart. Vor dem Termin erinnert Insaio ihn per E-Mail. Bestätigung, Erinnerung, Buchungs- und Verwaltungsseite sprechen die Sprache deines Kunden und duzen oder siezen ihn so, wie du es eingestellt hast. Deine Texte zur Terminart werden mit übersetzt.
In jeder Bestätigung steht ein Link zum Verschieben und Absagen. Dein Kunde wählt einen neuen Termin, der Kalendereintrag und der Teams- oder Zoom-Termin ziehen mit. Was er ändern darf, legst du pro Terminart fest.
Als Nächstes
- Termin verschieben mit KI: Ein Klick an einem bestehenden Termin, und die KI ruft deinen Kunden an, findet einen neuen Termin und verschiebt ihn. Auch, wenn ein vereinbarter Termin nicht mehr frei ist.
- Erinnerungen per SMS und WhatsApp, für Kunden, die ihre E-Mails nicht lesen.